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2021.09.07

[会議・パーティー]

Withコロナにおけるオンラインイベント

WEB会議システムを使ったさまざまなイベントプロデュースのご案内

数多くのオンラインイベントが開催される中、WEB会議システムを使ったサポートのお問い合わせが増えています。

お持ち込みのWEB会議システムの使用において、会場機器と接続調整するケースからWEB会議システム・機材の選定・オペレーション含めてトータルサポートするケースまで様々です。
最近ではWEB会議システム配信、ライブ配信時の演出依頼(照明効果、音声SE差込、動画コンテンツ差込)、本社と支社/サテライト会場を繋いだ双方向の「表彰式」や「入社式」「社員総会」等の運営受託も増えております。

オンラインの特性を最大限に活かしたイベントをプロデュースいたします

事例① オンラインフォーラム(片方向)

会場(ホテル宴会場) 80名
配信システム YouTube(お客様にてアカウント取得)

概要

毎年300名程の顧客を招待して開催しているフォーラムイベントのオンライン化をサポート。
会場での撮影からYouTubeでのライブ配信・オンデマンド配信まで低コストで対応。

提案

ライブ配信&オンデマンド配信により例年以上の参加に成功

例年行っている社員表彰式をリアルとYoutube配信(オンライン)のハイブリッド型にて開催。会場内も8割以上埋まり、本番時のライブ配信で、時間や場所に制限されることなく、例年以上の多くの方にご覧いただける形となりました。
実際の会場には飛沫対策でアクリルパネルを設置し、配信時にカメラに出席者がかからないよう話者との距離を大きく取る配席を工夫をしました。

事例② オンライン入社式(双方向)

メイン会場 20名
サテライト会場 6拠点80名
オンライン視聴 30名
配信システム ZOOM(お客様にてアカウント取得)

概要

メイン会場を含め全7拠点を繋いで行ったオンライン入社式をサポート。
「音がよく聞こえない」「画面上に写る参加者の顔が小さくて見えづらい」などの昨年の課題を踏まえ、万全のテクニカルサポート体制で解決。

提案

POINT①各拠点の連携はIPトランシーバーでスムーズに
POINT②ディスプレイの設置と参加者のセッションを分け表示することで画面上表示の課題を解決
POINT③弊社全国拠点のテクニカルスタッフがサテライト会場にスタンバイしサポート


課題の1つである各拠点間の連携はIPトランシーバーを手配。密に瞬時に連絡を取る体制としました。
音が聞こえにくいという課題はマイクとスピーカーの設置により解消。参加者の顔が小さい点はディスプレイの設置と参加者のセッションを分け表示する人数を少なくする工夫をしました。
設営や設定は高度となりましたが、テクニカルスタッフが各地で対応可能なため、安心して当日を迎えました。
また当日の予測不能な配信トラブルに備え、カメラテスト、マイク(音声)テスト、リハーサルを念入りに実施し、バックアップ回線も2本用意と、万全の準備とサポート体制で挑んだ本番はスムーズに終えることができました。
 

事例③ 客室を使った配信案件(片方向)

メイン会場(研修会場) 90名
サテライト会場 ホテル客室
配信システム 客室配信システム

概要

社内での新システム導入をシェアするため客室配信システムを使ったプレゼンテーションイベントを開催。
講習会やセミナーなど幅広いイベントでの活用が期待される。

提案

POINT① 客室から視聴する事で来場者に安全・安心を提供
POINT② 一体感を演出するカメラワーク

商品説明会など画質が優先される会議などに活用でき、大勢が集まる三密を避けて会議等が行えます。
会場参加と客室参加、二つの参加方法の選択が可能となり、ライブ感や一体感を同じホテル館内で感じることができます。
同じホテル館内の為、宴会場と客室へのすぐの移動が可能です。
また一般的な配信イベントに必要な「配信専用のノートパソコンの準備やインターネット回線など」が不要となり客室のテレビモニターと館内放送システムを使用する為、コストを大幅に節約する事が可能です。
ライブ配信時以外にも客室にメッセージ画像(パソコン映像)を送ることが出来ます。

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グランドニッコー東京 台場では、新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大を受け 新しい様式を用いた宴会場のご利用をご案内いたしております。

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